Pour La reconstitution des registres de l’Etat Civil disparus ou détruits entièrement ou partiellement il sera procédé ainsi qu’il suit :
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I – LES REGISTRES CONCERNES
Il s’agit de déterminer ici les registres à reconstituer.
Ce sont :
- Les registres d’acte de naissance ou de jugements supplétifs tenant lieu d’acte de naissance, les registres de mariage, de décès et tous les autres registres d’état civil prévus par la loi sur l’état civil dont les originaux et les doubles ont disparu respectivement du centre d’état civil et du greffe du Tribunal de Première Instance ou de la section détachée de tribunal
- Les registres d’acte de naissance ou de jugements supplétifs tenant lieu d’acte de naissance, les registres d’acte de mariage, de décès et tous les autres registres d’état civil prévus par la loi sur l’état civil dont les originaux et les doubles sont totalement ou partiellement détruits.
Cependant, la priorité sera accordée aux registres de naissance et de décès dans le souci de faciliter l’opération d’identification ultérieure.
Il convient de préciser que les situations suivantes ne sont pas concernées :
- les registres dont les originaux ont été détruits totalement ou partiellement ou ont disparu du centre d’état civil, mais dont les doubles existent au greffe du tribunal
- les registres dont les doubles ont été détruits totalement ou partiellement ou ont disparu du greffe mais dont les originaux existent encore au centre d’état civil.
Dans chacune de ces deux hypothèses, le registre existant permettra de reconstituer celui qui a disparu ou a été détruit totalement ou partiellement, ce, conformément à l’article 85 de la loi n° 64-374 du 7 octobre 1964 relative à l’état civil, modifiée par les lois n° 83-799 du 02 août 1983 et n° 99-691 du 14 décembre 1999.
II– LES SITES DEVANT ABRITER L’OPERATION
La reconstitution des registres se fera sur tout le territoire national :
- Il est institué une commission par sous-préfecture,
- Les juridictions compétentes sont les tribunaux de première instance et leurs sections détachées créées et ouvertes effectivement avant le 19 septembre 2002.
III – LES ACTES QUI PREPARENT LA RECONSTITUTION
A/ - Désignation des membres de la commission
Dans un délai fixé par le Garde des Sceaux, les Présidents des Conseils Généraux, les Gouverneurs des districts, les Maires, les Députés et le Directeur Général de l’Office national de l’identification, désignent par des notes de service les membres de la commission dont ils sont en charge de la nomination. Ils désignent dans les mêmes actes les suppléants de ceux-ci.
Dans les 24 heures de l’expiration du délai ci-dessus, le sous-préfet établit par arrêté, la liste définitive des membres titulaires et suppléants de la commission, conformément au décret d’application de l’ordonnance n° 2007- 06 du 17 janvier 2007 portant dispositions spéciales en vue de la reconstitution des registres de l’état civil disparus ou détruits entièrement ou partiellement.
Dans chacune des communes du district d’Abidjan, le Ministre de l’Intérieur désigne un Commissaire du gouvernement investi des missions confiées aux Sous-Préfets dans le cadre de la reconstitution des registres.
B/ - Installation officielle de la commission
Le sous-préfet, ou dans les communes du district d’Abidjan, le Commissaire du gouvernement, président de la commission, réunit celle-ci dans les 48 heures de la signature de l’arrêté de nomination de ses membres.
Il procède à cette occasion à l’installation officielle de la commission au cours d’une séance publique.
C/ - L’état des registres disparus ou détruits dressé par les officiers de l’état civil et les greffiers en chef des tribunaux
Avant l’installation de la commission de reconstitution, l’officier de l’état civil (le Maire ou le sous-préfet), fait établir par ses services, avec l’aide de toutes structures techniques compétentes, un état complet et détaillé des originaux des registres de l’état civil existant dans sa circonscription.
Au niveau des tribunaux, le greffier en chef établit dans les mêmes conditions un état complet et détaillé des doubles des registres de l’état civil existant dans ses services avec l’aide de toutes structures techniques compétentes.
Les résultats des investigations de l’officier de l’état civil au centre d’état civil et du greffier en chef au greffe du tribunal font l’objet d’un croisement.
L’officier de l’état civil et le greffier en chef répertorient les registres disparus ou détruits entièrement ou partiellement dans leurs services respectifs.
D/ - Le croisement des résultats des inventaires de l’état civil et des greffes
Le croisement des inventaires peut aboutir à l’une des trois hypothèses suivantes :
- Première hypothèse : les originaux des registres existent au centre d’état civil, mais leurs doubles ont disparu du greffe ou y ont été détruits totalement ou partiellement
- deuxième hypothèse : les doubles des registres existent au greffe, mais leurs originaux ont disparu des centres d’état civil ou y ont été détruits totalement ou partiellement.
Dans chacune des deux hypothèses ci-dessus, l’officier de l’état civil saisit le Procureur de la République pour être procédé à la reconstitution des originaux ou des doubles de ces registres conformément à l’article 85 de la loi n° 64-374 du 7 octobre 1964 relative à l’état civil, modifiée par les lois n° 83-799 du 2 août 1983 et n° 99-691 du 14 décembre 1999.
- Troisième hypothèse : les originaux et les doubles des registres ont disparu ou ont été détruits totalement ou partiellement. Dans cette hypothèse régie par l’ordonnance n° 2007 – 06 du 17 janvier 2007 portant dispositions spéciales en vue de la reconstitution des registres de l’état civil disparus ou détruits, et son décret d’application, l’officier de l’état civil dresse un projet d’état desdits registres.
Ce projet d’état est publié et affiché par les soins de l’officier de l’état civil dans la Sous-Préfecture ou la Mairie, au chef-lieu de département, au tribunal de la localité, à Abidjan (ONI / CNSI), sur internet et partout ou besoin sera, afin d’en assurer la plus large diffusion possible.
Dans le même souci de large diffusion, les officiers de l’état civil désigneront des points focaux dans les villages pour relayer les informations entrant dans le cadre de l’opération de reconstitution des registres de l’état civil.
Par ailleurs, des numéros spéciaux du journal « Fraternité Matin » seront édités à cet effet.
E/ - L’appel national restreint
Toutes les populations concernées par les registres de naissance détruits ou disparus dont la publication aura été faite, sont invitées par tous moyens utiles (radio, télévision, presse écrite, crieurs publics etc…) à se faire enregistrer à leur lieu de naissance dans un délai d’un mois à compter de la première diffusion de l’appel national restreint, sur présentation de toutes pièces justificatives émanant des administrations publiques ou privées.
Les personnes concernées par des actes d’état civil contenus dans des registres détruits ou ayant disparu et ne détenant plus aucun document de référence, doivent se faire accompagner par deux témoins majeurs.
S’agissant des registres de décès, les parents, alliés, ou toute personne intéressée par les registres de décès disparus ou détruits et dont la publication aura été faite, sont invités à faire enregistrer les décès qui les concernent.
Les personnes détenant des pièces justificatives de leur naissance et ne pouvant se rendre à leur lieu de naissance peuvent se faire représenter.
La même faculté est offerte aux personnes agissant dans le cadre de la reconstitution des registres de décès.
IV – LES OPERATIONS DE RECONSTITUTION
1 – Les listes des personnes établies à la suite de l’appel national restreint font l’objet d’un état provisoire des requérants. Cet état provisoire est mis à la disposition de la commission par l’officier de l’état civil.
2 - La commission examine l’état provisoire reçu de l’officier de l’état civil et dresse, dans un délai d’un (1) mois, l’état définitif des requérants dont les registres ont été totalement ou partiellement détruits, année par année.
3 - La commission procède à la publication par affichage ou par tout autre moyen, de l’état définitif des requérants dont les registres ont été totalement ou partiellement détruits, année par année pour information et réclamations éventuelles. Cette formalité est accomplie dans les 24 heures qui suivent l’établissement de l’état définitif.
4 – Dans un délai de 15 jours à compter de la publication de l’état définitif des requérants, la commission statue sur toutes les réclamations qui lui auront été adressées directement par les requérants eux-mêmes, par toutes autres personnes intéressées ou par tout sachant.
5 – A l’expiration du délai de quinze (15) jours ci-dessus, le président de la commission transmet au procureur de la république l’état revu et corrigé. Celui-ci peut, en cas de besoin, ordonner une enquête.
6 - Le Procureur de la république saisit le Tribunal dans un délai de 48 heures aux fins d’ordonner le rétablissement des actes dont l’existence a été constatée.
7 - Le Tribunal, à son tour, ordonne le rétablissement de tous les actes dont l’existence a été constatée, année par année, pour chaque circonscription ou centre secondaire d’état civil concerné, dans un délai de trois (3) jours à compter de sa saisine.
8 – Dans les 24 heures du prononcé de la décision, le Greffier en chef établit les extraits de jugement et les transmet immédiatement au Procureur de la République.
9 – Dans les 24 heures de la réception des extraits de jugement visés ci-dessus, le Procureur de la République les transmet à son tour à la Commission, laquelle se charge de les acheminer immédiatement à chaque officier de l’état civil selon son ressort de compétence.
10 – Dès réception des extraits des jugements, l’Officier de l’état Civil les fait transcrire dans les registres de l’état civil prévus à cet effet.
Les formalités ci-dessus doivent être accomplies dans un délai de quinze (15) jours à compter de la réception par l’Officier de l’état civil des extraits des jugements qui lui auront été transmis par la commission.
11 - La commission veille scrupuleusement à la transcription effective des extraits des jugements.
12 - La Commission dépose les originaux des registres reconstitués à la circonscription d’état civil et les doubles auprès du tribunal de rattachement de l’état civil.
13 - La Commission fait la sauvegarde électronique des registres.
14 - La Commission transmet une copie électronique au Ministère de la Justice et au Ministère de l’Intérieur.
15 - Les commissions dressent les rapports finaux de réalisation de la reconstitution de l’état civil en vue de les adresser aux Ministères intéressés.
V – DISPOSITIONS FINANCIERES
Des primes et indemnités seront payées aux personnes intervenant dans le cadre de la reconstitution des registres disparus ou détruits entièrement ou partiellement. La liste des bénéficiaires et le montant des primes et indemnités qui leur sont dues sont précisées dans le budget du projet « Audiences foraines et reconstitution des registres de l’état civil».
Les requêtes aux fins de reconstitution et les extraits délivrés aux intéressés sont gratuits. Toutefois, après la transcription des jugements dans les registres de l’état civil, toute demande de copie d’extrait d’acte (naissance, mariage, décès ou tout autre acte) adressée au service de l’état civil des mairies ou sous-préfecture , reste soumise à l’acquittement des frais de timbres habituels.
VI – DISPOSITIONS FINALES
Les mentions éventuellement omises sur les imprimés, seront portées à la main au moment de l’utilisation desdits documents.
La durée de l’opération de reconstitution des registres disparus ou détruits entièrement ou partiellement est de (4) mois à compter du point de départ fixé par arrêté du Garde des Sceaux.
LE GROUPE DE TRAVAIL
Il s’agit de déterminer ici les registres à reconstituer.
Ce sont :
- Les registres d’acte de naissance ou de jugements supplétifs tenant lieu d’acte de naissance, les registres de mariage, de décès et tous les autres registres d’état civil prévus par la loi sur l’état civil dont les originaux et les doubles ont disparu respectivement du centre d’état civil et du greffe du Tribunal de Première Instance ou de la section détachée de tribunal
- Les registres d’acte de naissance ou de jugements supplétifs tenant lieu d’acte de naissance, les registres d’acte de mariage, de décès et tous les autres registres d’état civil prévus par la loi sur l’état civil dont les originaux et les doubles sont totalement ou partiellement détruits.
Cependant, la priorité sera accordée aux registres de naissance et de décès dans le souci de faciliter l’opération d’identification ultérieure.
Il convient de préciser que les situations suivantes ne sont pas concernées :
- les registres dont les originaux ont été détruits totalement ou partiellement ou ont disparu du centre d’état civil, mais dont les doubles existent au greffe du tribunal
- les registres dont les doubles ont été détruits totalement ou partiellement ou ont disparu du greffe mais dont les originaux existent encore au centre d’état civil.
Dans chacune de ces deux hypothèses, le registre existant permettra de reconstituer celui qui a disparu ou a été détruit totalement ou partiellement, ce, conformément à l’article 85 de la loi n° 64-374 du 7 octobre 1964 relative à l’état civil, modifiée par les lois n° 83-799 du 02 août 1983 et n° 99-691 du 14 décembre 1999.
II– LES SITES DEVANT ABRITER L’OPERATION
La reconstitution des registres se fera sur tout le territoire national :
- Il est institué une commission par sous-préfecture,
- Les juridictions compétentes sont les tribunaux de première instance et leurs sections détachées créées et ouvertes effectivement avant le 19 septembre 2002.
III – LES ACTES QUI PREPARENT LA RECONSTITUTION
A/ - Désignation des membres de la commission
Dans un délai fixé par le Garde des Sceaux, les Présidents des Conseils Généraux, les Gouverneurs des districts, les Maires, les Députés et le Directeur Général de l’Office national de l’identification, désignent par des notes de service les membres de la commission dont ils sont en charge de la nomination. Ils désignent dans les mêmes actes les suppléants de ceux-ci.
Dans les 24 heures de l’expiration du délai ci-dessus, le sous-préfet établit par arrêté, la liste définitive des membres titulaires et suppléants de la commission, conformément au décret d’application de l’ordonnance n° 2007- 06 du 17 janvier 2007 portant dispositions spéciales en vue de la reconstitution des registres de l’état civil disparus ou détruits entièrement ou partiellement.
Dans chacune des communes du district d’Abidjan, le Ministre de l’Intérieur désigne un Commissaire du gouvernement investi des missions confiées aux Sous-Préfets dans le cadre de la reconstitution des registres.
B/ - Installation officielle de la commission
Le sous-préfet, ou dans les communes du district d’Abidjan, le Commissaire du gouvernement, président de la commission, réunit celle-ci dans les 48 heures de la signature de l’arrêté de nomination de ses membres.
Il procède à cette occasion à l’installation officielle de la commission au cours d’une séance publique.
C/ - L’état des registres disparus ou détruits dressé par les officiers de l’état civil et les greffiers en chef des tribunaux
Avant l’installation de la commission de reconstitution, l’officier de l’état civil (le Maire ou le sous-préfet), fait établir par ses services, avec l’aide de toutes structures techniques compétentes, un état complet et détaillé des originaux des registres de l’état civil existant dans sa circonscription.
Au niveau des tribunaux, le greffier en chef établit dans les mêmes conditions un état complet et détaillé des doubles des registres de l’état civil existant dans ses services avec l’aide de toutes structures techniques compétentes.
Les résultats des investigations de l’officier de l’état civil au centre d’état civil et du greffier en chef au greffe du tribunal font l’objet d’un croisement.
L’officier de l’état civil et le greffier en chef répertorient les registres disparus ou détruits entièrement ou partiellement dans leurs services respectifs.
D/ - Le croisement des résultats des inventaires de l’état civil et des greffes
Le croisement des inventaires peut aboutir à l’une des trois hypothèses suivantes :
- Première hypothèse : les originaux des registres existent au centre d’état civil, mais leurs doubles ont disparu du greffe ou y ont été détruits totalement ou partiellement
- deuxième hypothèse : les doubles des registres existent au greffe, mais leurs originaux ont disparu des centres d’état civil ou y ont été détruits totalement ou partiellement.
Dans chacune des deux hypothèses ci-dessus, l’officier de l’état civil saisit le Procureur de la République pour être procédé à la reconstitution des originaux ou des doubles de ces registres conformément à l’article 85 de la loi n° 64-374 du 7 octobre 1964 relative à l’état civil, modifiée par les lois n° 83-799 du 2 août 1983 et n° 99-691 du 14 décembre 1999.
- Troisième hypothèse : les originaux et les doubles des registres ont disparu ou ont été détruits totalement ou partiellement. Dans cette hypothèse régie par l’ordonnance n° 2007 – 06 du 17 janvier 2007 portant dispositions spéciales en vue de la reconstitution des registres de l’état civil disparus ou détruits, et son décret d’application, l’officier de l’état civil dresse un projet d’état desdits registres.
Ce projet d’état est publié et affiché par les soins de l’officier de l’état civil dans la Sous-Préfecture ou la Mairie, au chef-lieu de département, au tribunal de la localité, à Abidjan (ONI / CNSI), sur internet et partout ou besoin sera, afin d’en assurer la plus large diffusion possible.
Dans le même souci de large diffusion, les officiers de l’état civil désigneront des points focaux dans les villages pour relayer les informations entrant dans le cadre de l’opération de reconstitution des registres de l’état civil.
Par ailleurs, des numéros spéciaux du journal « Fraternité Matin » seront édités à cet effet.
E/ - L’appel national restreint
Toutes les populations concernées par les registres de naissance détruits ou disparus dont la publication aura été faite, sont invitées par tous moyens utiles (radio, télévision, presse écrite, crieurs publics etc…) à se faire enregistrer à leur lieu de naissance dans un délai d’un mois à compter de la première diffusion de l’appel national restreint, sur présentation de toutes pièces justificatives émanant des administrations publiques ou privées.
Les personnes concernées par des actes d’état civil contenus dans des registres détruits ou ayant disparu et ne détenant plus aucun document de référence, doivent se faire accompagner par deux témoins majeurs.
S’agissant des registres de décès, les parents, alliés, ou toute personne intéressée par les registres de décès disparus ou détruits et dont la publication aura été faite, sont invités à faire enregistrer les décès qui les concernent.
Les personnes détenant des pièces justificatives de leur naissance et ne pouvant se rendre à leur lieu de naissance peuvent se faire représenter.
La même faculté est offerte aux personnes agissant dans le cadre de la reconstitution des registres de décès.
IV – LES OPERATIONS DE RECONSTITUTION
1 – Les listes des personnes établies à la suite de l’appel national restreint font l’objet d’un état provisoire des requérants. Cet état provisoire est mis à la disposition de la commission par l’officier de l’état civil.
2 - La commission examine l’état provisoire reçu de l’officier de l’état civil et dresse, dans un délai d’un (1) mois, l’état définitif des requérants dont les registres ont été totalement ou partiellement détruits, année par année.
3 - La commission procède à la publication par affichage ou par tout autre moyen, de l’état définitif des requérants dont les registres ont été totalement ou partiellement détruits, année par année pour information et réclamations éventuelles. Cette formalité est accomplie dans les 24 heures qui suivent l’établissement de l’état définitif.
4 – Dans un délai de 15 jours à compter de la publication de l’état définitif des requérants, la commission statue sur toutes les réclamations qui lui auront été adressées directement par les requérants eux-mêmes, par toutes autres personnes intéressées ou par tout sachant.
5 – A l’expiration du délai de quinze (15) jours ci-dessus, le président de la commission transmet au procureur de la république l’état revu et corrigé. Celui-ci peut, en cas de besoin, ordonner une enquête.
6 - Le Procureur de la république saisit le Tribunal dans un délai de 48 heures aux fins d’ordonner le rétablissement des actes dont l’existence a été constatée.
7 - Le Tribunal, à son tour, ordonne le rétablissement de tous les actes dont l’existence a été constatée, année par année, pour chaque circonscription ou centre secondaire d’état civil concerné, dans un délai de trois (3) jours à compter de sa saisine.
8 – Dans les 24 heures du prononcé de la décision, le Greffier en chef établit les extraits de jugement et les transmet immédiatement au Procureur de la République.
9 – Dans les 24 heures de la réception des extraits de jugement visés ci-dessus, le Procureur de la République les transmet à son tour à la Commission, laquelle se charge de les acheminer immédiatement à chaque officier de l’état civil selon son ressort de compétence.
10 – Dès réception des extraits des jugements, l’Officier de l’état Civil les fait transcrire dans les registres de l’état civil prévus à cet effet.
Les formalités ci-dessus doivent être accomplies dans un délai de quinze (15) jours à compter de la réception par l’Officier de l’état civil des extraits des jugements qui lui auront été transmis par la commission.
11 - La commission veille scrupuleusement à la transcription effective des extraits des jugements.
12 - La Commission dépose les originaux des registres reconstitués à la circonscription d’état civil et les doubles auprès du tribunal de rattachement de l’état civil.
13 - La Commission fait la sauvegarde électronique des registres.
14 - La Commission transmet une copie électronique au Ministère de la Justice et au Ministère de l’Intérieur.
15 - Les commissions dressent les rapports finaux de réalisation de la reconstitution de l’état civil en vue de les adresser aux Ministères intéressés.
V – DISPOSITIONS FINANCIERES
Des primes et indemnités seront payées aux personnes intervenant dans le cadre de la reconstitution des registres disparus ou détruits entièrement ou partiellement. La liste des bénéficiaires et le montant des primes et indemnités qui leur sont dues sont précisées dans le budget du projet « Audiences foraines et reconstitution des registres de l’état civil».
Les requêtes aux fins de reconstitution et les extraits délivrés aux intéressés sont gratuits. Toutefois, après la transcription des jugements dans les registres de l’état civil, toute demande de copie d’extrait d’acte (naissance, mariage, décès ou tout autre acte) adressée au service de l’état civil des mairies ou sous-préfecture , reste soumise à l’acquittement des frais de timbres habituels.
VI – DISPOSITIONS FINALES
Les mentions éventuellement omises sur les imprimés, seront portées à la main au moment de l’utilisation desdits documents.
La durée de l’opération de reconstitution des registres disparus ou détruits entièrement ou partiellement est de (4) mois à compter du point de départ fixé par arrêté du Garde des Sceaux.
LE GROUPE DE TRAVAIL
